Thời điểm tháng 04/2024 và 06/2024 là thời điểm “nóng” của các Công ty cổ phần, vì đây là “mùa Đại hội đồng cổ đông”. Nhằm đáp ứng nhu cầu của các Khách hàng, doanh nghiệp, chúng tôi xin chia sẻ bài viết này về một số kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Thế Kỷ Mới liên quan đến Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) và công tác tổ chức các cuộc họp ĐHĐCĐ mà chúng tôi từng thực hiện dịch vụ cho các khách hàng, doanh nghiệp. Các thông tin trong bài viết này nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và có thể hữu ích cho một số doanh nghiệp. Rất mong nhận được sự ủng hộ của Quý khách hàng, Quý doanh nghiệp trong thời gian sắp tới.
- Khái niệm:
Theo quy định tại khoản 1, Điều 138 Luật doanh nghiệp thì Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. ĐHĐCĐ hoạt động theo tập thể, quyết định theo đa số. Nghị quyết được thông qua khi được đa số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp hoặc đại diện theo ủy quyền hợp lệ tán thành theo quy định tại Điều lệ Công ty. ĐHĐCĐ có quyền và nghĩa vụ theo quy định tại khoản 2 điều 138 Luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty.
- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:
Theo quy định của Luật doanh nghiệp, ĐHĐCĐ có thể họp thường niên hoặc bất thường. ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần. Thời hạn họp thông thường là chậm nhất đến ngày cuối tháng 04 của năm sau hoặc có thể gia hạn 01 lần chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng 06 năm sau. Ngoài cuộc họp thường niên, ĐHĐCĐ có thể họp bất thường. Địa điểm họp ĐHĐCĐ được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
ĐHĐCĐ thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề quy định tại khoản 3, Điều 139 Luật doanh nghiệp.
Đối với các Công ty Đại chúng, việc triệu tập, tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông tuân thủ các quy định sau đây:
- Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục về triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và Quy chế nội bộ về quản trị công ty; bố trí địa điểm, thời gian hợp lý để các cổ đông tham dự họp Đại hội đồng cổ đông;
- Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định của Luật Doanh nghiệpvà Điều lệ công ty;
- Công ty đại chúng phải mời đại diện tổ chức kiểm toán được chấp thuận thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm của công ty dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp Báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính năm của công ty có các khoản ngoại trừ trọng yếu;
- Tuân thủ các quy định khác của pháp luật và Điều lệ công ty.
- Thủ tục triệu tập họp ĐHĐCĐ:
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:
- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Doanh nghiệp phải lập danh sách này trong thời hạn không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ (nếu Điều lệ doanh nghiệp không quy định thời hạn ngắn hơn). Trường hợp Doanh nghiệp là Công ty đại chúng thì phải làm thủ tục công bố thông tin về ngày đăng ký cuối cùng dự kiến thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu để tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến;
- Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông: Doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp các thông tin cho cổ đông và giải quyết các khiếu nại trong trường hợp cổ đông có khiếu nại;
- Lập chương trình và nội dung cuộc họp: Doanh nghiệp phải lập Chương trình đại hội và dự kiến các nội dung cuộc họp (thực hiện theo quy định tại điều 142 Luật doanh nghiệp). Chương trình đại hội và nội dung cuộc họp phải được cấp cấp có thẩm quyền của doanh nghiệp phê duyệt trước khi trình ĐHĐCĐ và phải được ĐHĐCĐ thông qua ngay sau khai khai mạc cuộc họp;
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp: Tài liệu cuộc họp là các văn bản trình bày tại Đại hội, Bao gồm các Báo cáo, Tờ trình, tài liệu khác tùy theo chương trình và nội dung cuộc họp. Doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu, trình cấp có thẩm quyền thông qua trước khi trình ĐHĐCĐ;
- Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp: Kèm theo thông báo mời họp, doanh nghiệp phải dự thảo Nghị quyết đối với từng nội dung dự kiến thông qua;
- Danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên: Doanh nghiệp phải công bố thông tin công khai các ứng viên này trên website của Công ty trong thời hạn ít nhất 10 ngày trước ngày dự kiến diên ra Đại hội;
- Xác định thời gian và địa điểm họp: Thời gian họp và địa điểm họp phải được xác định và công bố công khai cho các cổ đông được biết. Đối với các Công ty đại chúng, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin trước 20 ngày đăng ký cuối cùng các nội dung này.
- Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp:
- Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trongdanh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
- Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp. Đối với Công ty Đại chúng, Doanh nghiệp phải công bố thông tin các tài liệu này theo quy định. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
+ Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
+ Phiếu biểu quyết.
+ Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.
- Công tác chuẩn bị Đại hội:
Ngoài các công việc phải thực hiện theo quy định tại điều 140 luật doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các thủ tục nội bộ như sau:
- Họp Hội đồng quản trị để thông qua thời gian, địa điểm họp,chương trình họp, tài liệu họp và các nội dung liên quan đến Đại hội;
- Thực hiện các thủ tục chốt danh sách cổ đông dự họp và công bố thông tin theo quy định (đối với công ty đại chúng);
- Thành lập Ban tổ chức Đại hội (để phân công công việc cho các thành viên trong ban);
- Thành lập các Tổ phục vụ Đại hội;
- Cử Đoàn chủ tịch Đại hội;
- Đề cử Ban thư ký Đại hội;
- Đề cử Ban kiểm phiếu;
- Đề cử Ban kiểm tra tư cách cổ đông;
- Chuẩn bị kịch bản Đại hội;
- Chuẩn bị Phòng họp, băng rôn, tài liệu, thiết bị kỹ thuật, bố trí nhân sự phục vụ Đại hội.
- Uỷ quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định của Luật doanh nghiệp thì cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, trường hợp nếu không tham dự họp có thể ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều 144 Luật doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền quy định mẫu ủy quyền, cách thức, hình thức ủy quyền. Tuy nhiên các quy định này phải phù hợp với các quy định của pháp luật và phải được cấp có thẩm quyền của doanh nghiệp phê duyệt.
Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ trong trường hợp sau đây:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp (chỉ được tính nếu ủy quyền hợp lệ);
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác (trong trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ Công ty có quy định);
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử;
- Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.
- Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định). Trường hợp cuộc họp lần 01 không đủ điều kiện tiến hành thì doanh nghiệp gửi thông báo mời họp lần 02 trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất (nếu Điều lệ doanh nghiệp không quy định khác), Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên (tỷ lệ cụ thể do Điều lệ doanh nghiệp quy định). Trường hợp cuộc họp lần 02 không đủ điều kiện tiến hành thì doanh nghiệp gửi thông báo mời họp lần 03 trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai (nếu Điều lệ công ty không quy định khác), Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần 03 được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Theo quy định tại khoản 4 điều 145 Luật doanh nghiệp thì chỉ có ĐHĐCĐ mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp. Trường hợp nếu có thay đổi, Chủ tọa có trách nhiệm xin ý kiến ĐHĐCĐ tại cuộc họp, chương trình họp được thay đổi nếu được số tỉ lệ số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp đạt tỉ lệ thông qua theo quy định tại Điều lệ của doanh nghiệp.
- Trình tự tiến hành cuộc họp ĐHĐCĐ như sau:
Chương trình họp ĐHĐCĐ về cơ bản thường được tiến hành theo các bước sau:
- Đăng ký cổ đông dự họp và phát tài liệu cho cổ đông dự họp (nếu có);
- Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự Đại hội;
- Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội;
- Thông qua chương trình ĐHĐCĐ ;
- Thông qua Quy chế làm việc của Đại hội ;
- Thông qua Thành phần Đoàn Chủ tịch, Ban Thư ký và Ban Kiểm phiếu;
- Chủ tọa phát biểu khai mạc Đại hội;
- Thông qua các báo cáo, tờ trình, nội dung cuộc họp;
- Thông qua quy chế bầu cử (nếu bầu thành viên HĐQT, BKS);
- Đại hội thảo luận;
- Biểu quyết, bầu cử;
- Nghỉ giải lao;
- Công bố kết quả biểu quyết, bầu cử;
- Thông qua Biên bản họp và Nghị quyết Đại hội
- Tổng kết và bế mạc Đại hội.
Ghi chú: Mỗi doanh nghiệp có thể có những nội dung họp khác nhau. Do đó, thứ tự hoặc tên gọi đầu mục các nội dung nêu trên có thể thay đổi tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp.
- Nghĩa vụ Công bố thông tin:
Đối với các Công ty Đại chúng, ngoài các thủ tục nêu trên, trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp ĐHĐCĐ, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về nghĩa vụ Công bố thông tin liên quan đến tổ chức họp ĐHĐCĐ như sau:
- Công bố thông tin về ngày đăng ký cuối cùng dự kiến thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu để tham dự họp Đại hội đồng cổ đông: Doanh nghiệp đăng thông báo lên wedsite của doanh nghiệp, gửi văn bản cho UBCKNN, SGDCK và VSDC tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến (điểm b, khoàn 4, điều 11 Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 của Bộ tài chính);
- Công bố thông tin về họp ĐHĐCĐ thường niên, bất thường: Doanh nghiệp đăng thông báo lên wedsite của doanh nghiệp, gửi văn bản cho UBCKNN, SGDCK Tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông, kèm theo là tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông, bao gồm: thông báo mời họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp. Tài liệu họp Đại hội đồng cổ đông phải được cập nhật các nội dung sửa đổi, bổ sung (nếu có) (điểm a, khoản 3, điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 của Bộ tài chính)
- Công bố thông tin về Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thường niên, Nghị quyết/quyết định ĐHĐCĐ bất thường theo quy định của pháp luật (điểm d, khoản 1, điều 120; điểm c khoản 2 điều 120 Luật chứng khoán).
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện, thực hiện không đúng hoặc vi phạm các quy định trên có thể bi xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số: 156/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán (nghị định 156/2020/NĐ-CP), , mức phạt có thể lên tới 150.000.000 đồng, cụ thể:
Khoản 5, điều 15 Nghị định nghị định 156/2020/NĐ-CP quy định
“5. Phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng đối với công ty đại chúng thực hiện một trong các hành vi vi phạm sau:
…
b) Không đảm bảo công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng;”
Khoản 4 điều 42 nghị định 156/2020/NĐ-CP quy định.
“4. Phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:
a) Không công bố đối với thông tin phải công bố theo quy định pháp luật hoặc theo yêu cầu của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán Việt Nam và công ty con quy định tạikhoản 3 Điều 120, khoản 4 Điều 123, khoản 3 Điều 124 Luật Chứng khoán;”
Với các Luật sư có bề dày kinh nghiệm gần 10 năm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, Công ty Luật TNHH Thế Kỷ Mới cung cấp GÓI dịch vụ Tư vấn tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông:
- Tư vấn lập kế hoạch thực hiện tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bao gồm: thời điểm thông báo; thời gian chuẩn bị tài liệu; thời điểm gửi thông tin mời họp; thời điểm thực hiện tổ chức cuộc họp,…
- Tư vấn nội dung tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bao gồm: cung cấp các mẫu biểu liên quan đến việc tổ chức cuộc họp như Quy chế tổ chức Đại hội; Nguyên tắc và thể lệ biểu quyết; Quy chế bầu cử; Phiếu đăng ký tham dự/Giấy ủy quyền/Phiếu biểu quyết/Phiếu bầu cử thành viên HĐQT hoặc BKS/Biên bản kiểm phiếu/Biên bản kiểm tra tư cách cổ đông; Tờ trình/Biên bản và Nghị quyết ĐHĐCĐ…;
- Soạn thảo các tài liệu trình bày tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (các báo cáo của HĐQT, báo cáo hoạt động của BKS, Báo cáo của Ban Tổng Giám đốc/Ban Giám đốc; các Tờ trình…;
- Tư vấn tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: Tư vấn việc thể hiện các nội dung được trình bày tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông; lên danh sách các thành phần trong Đoàn chủ tịch/Ban giúp việc; sắp xếp, bố trí hội trường; kịch bản chương trình cuộc họp,
- Cử nhân sự có trình độ chuyên môn để trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kiểm tra tư cách cổ đông, công tác kiểm phiếu và các vấn đề phát sinh trước, trong và sau Đại hội.
- Tư vấn công bố thông tin về cuộc họp Đại Hội Đồng Cổ Đông trước và sau ngày tổ chức (đối với các công ty đại chúng);
- Tư vấn các biện pháp giảm thiểu rủi ro hoặc tránh các nguy cơ bị xử phạt cho doanh nghiệp;
- Tư vấn, đưa ra các giải pháp giải quyết các tranh chấp giữa các cổ đông (nếu có)
Chúng tôi rất mong muốn được hợp tác cùng Quý khách hàng.
Bài viết này được viết bởi chuyên viên Lê Thị Phượng và được biên tập bởi Luật sư Nguyễn Văn Tuấn.
TRÂN TRỌNG!
********
Liên hệ ngay Công ty Luật TNHH Thế Kỷ Mới – New Century Law Firm để nhận báo giá và tư vấn miễn phí
Zalo: 0967956278- 0974671804
Fanpage: https://www.facebook.com/Luatthekymoi?locale=vi_VN
Email: Luatthekymoi@gmail.com
Website: https://luatthekymoi.vn/
Địa chỉ: Tổ 1, cụm 5, phường Khương Đình, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
