Hợp đồng lao động điện tử

“1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

2. Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy đinh tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.”

– Nghị định số 337/2025/NĐ-CP:

“ Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.“.

“ Điều 4. Nguyên tắc chung

3. Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.”.

HĐLĐ điện tử được khuyến khích sử dụng và có giá trị pháp lý như HĐLĐ bằng văn bản giấy.

Ảnh hưởng:

Hiện nay chưa có quy định bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải ký HĐLĐ điện tử, do đó doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng HĐLĐ bằng văn bản giấy.

Điều 19. Quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động có các quyền sau đây:

a) Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.

b) Sử dụng eContract để khai trình lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

c) Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để báo cáo về tình hình sử dụng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

2. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định này.

…

d) Tổ chức hướng dẫn, đào tạo, cung cấp các phương tiện, điều kiện để hỗ trợ người lao động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; sử dụng, truy cập hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

…

Điều 20. Quyền và trách nhiệm của người lao động

1. Người lao động có các quyền sau đây:

a) Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.

b) Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

…

1. Người sử dụng lao động (NSDLĐ) cần thực hiện:

–  Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành, quản lý) để tra cứu, xác minh và quản lý Hợp đồng lao động điện tử của mình đã ký kết;

–  Sử dụng eContract để khai trình lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

–  eContract được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép NSDLĐ và NLĐ tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý HĐLĐ điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực HĐLĐ điện tử.

–  Nhà cung cấp eContract là các tổ chức, doanh nghiệp có eContract được NSDLĐ và NLĐ lựa chọn để giao kết, thực hiện HĐLĐ điện tử và chứng thực HĐLĐ điện tử.

2. NLĐ cũng cần đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu HĐLĐ điện tử mà mình đã giao kết.

Ảnh hưởng:

Đối với NSDLĐ lựa chọn sử dụng Hợp đồng lao động điện tử cần thực hiện:

(i) Đăng ký tài khoản trên Nền tảng HĐLĐ điện tử;

(ii) Ký Hợp đồng với Nhà cung cấp eContract.

để thực hiện thống nhất việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt HĐLĐ và các thủ tục liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng lao động trên các nền tảng/hệ thống này.

Điều 6. Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

2. Người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

a) Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

b) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

c) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Để thực hiện giao kết HĐLĐ điện tử, NSDLĐ cần có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ tùy thân đủ điều kiện của người đại diện theo pháp luật, NLĐ cần có giấy tờ tùy thân đủ điều kiện.

Ngoài ra, NSDLĐ và NLĐ phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian.

Điều 4. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

1. Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

2. ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

Ảnh hưởng:

Mỗi HĐLĐ điện tử được cấp một mã định danh duy nhất (ID), ID này không thay đổi trong trường hợp HĐLĐ được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.

Điều 7. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

–          Thông tư 08:

Điều 18. Lưu trữ, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

…

3. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

– Thời gian lưu trữ HĐLĐ điện tử, phụ lục và các văn bản khác là 10 năm kể từ ngày HĐLĐ chấm dứt. Trường hợp NLĐ và NSDLĐ có nhiều HĐLĐ liên tục (ví dụ: HĐLĐ xác định thời hạn, sau đó ký HĐLĐ không xác định thời hạn) thì thời hạn 10 năm tính từ ngày chấm dứt HĐLĐ cuối cùng.

Điều 19. Chế độ báo cáo

…

2. Người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động đã được sửa đổi năm 2025 thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Việc báo cáo tình hình thay đổi về lao động được thực hiện thông qua Nền tảng HĐLĐ điện tử.

Điều 8. Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

2. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

3. Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HĐLĐ đã được ký bằng văn bản giấy có thể được chuyển đổi hình thức thành HĐLĐ điện tử và ngược lại.

Trong trường hợp chuyển đổi, HĐLĐ được chuyển đổi có giá trị như bản gốc với điều kiện đáp ứng các yêu cầu về chuyển đổi theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 9. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

1. Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại các Điều 5, 6 và 7 Nghị định này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

2. Trường hợp hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động thông qua hình thức thông điệp dữ liệu được thực hiện theo trình tự như sau:

a) Thực hiện chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.

b) Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi được thực hiện như quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.

Ảnh hưởng:

Các HĐLĐ bằng bản giấy đã được ký kết vẫn có thể thực hiện sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt thông qua hình thức thông điệp dữ liệu điện tử, miễn là NSDLĐ thực hiện chuyển đổi HĐLĐ bằng văn bản giấy sang HĐLĐ điện tử.

Điều 21. Công bố danh sách Nhà cung cấp eContract

1. Bộ Nội vụ công bố danh sách các Nhà cung cấp eContract có eContract đang kết nối, đang tạm dừng, đã chấm dứt kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trên trang giới thiệu của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

2. Việc công bố quy định tại khoản 1 Điều này được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm eContract kết nối thành công hoặc tạm dừng hoặc chấm dứt kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Khi có nhu cầu sử dụng HĐLĐ điện tử, NSDLĐ có thể dựa vào danh sách các Nhà cung cấp eContract được Bộ Nội vụ công bố để lựa chọn và giao kết hợp đồng sử dụng dịch vụ.

Điều 28. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.

…

Điều 29. Quy định chuyển tiếp

1. Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và đến ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn của hợp đồng lao động điện tử và có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử đáp ứng theo điều kiện, phương thức theo quy định của Nghị định này.

2. Hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và đến ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành chưa thực hiện xong thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, trừ trường hợp các bên thỏa thuận áp dụng quy định của Nghị định này.

3. Trường hợp Nhà cung cấp eContract sử dụng chữ ký số trong giao dịch cùng với các bên tham gia giao dịch trên eContract, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm rà soát, nâng cấp hệ thống thông tin, phần mềm ứng dụng để tích hợp phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số đáp ứng quy định tại Nghị định này và pháp luật khác có liên quan.

–          Thông tư 08:

Điều 24. Điều khoản chuyển tiếp

1. Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp ID theo quy định tại Thông tư này.

Các HĐLĐ điện tử từ ngày 01/07/2026 sẽ được thực hiện tuân theo quy định mới tại Nghị định 337 và Thông tư 08 này, tất cả HĐLĐ điện tử sau khi giao kết phải được gửi về Nền tảng HĐLĐ điện tử để cấp ID.

Đối với các HĐLĐ điện tử đã được giao kết và xác lập trước ngày 01/07/2026 vẫn tiếp tục có hiệu lực và được thực hiện cho đến khi hết thời hạn của HĐLĐ điện tử.