Mẫu Văn Bản Thỏa Thuận Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử: Cách Thực Hiện và Lưu Giữ
Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn không chỉ cho các doanh nghiệp mà còn cho hộ kinh doanh và cá nhân. Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn với sai sót mã số thuế là một vấn đề không thể tránh khỏi. Vậy, làm thế nào để xử lý và lưu giữ mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế? Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn những điều cần biết.
Nội Dung Chính
- Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ở đâu?
- Việc bảo quản lưu trữ hóa đơn chứng từ được quy định như thế nào?
Mẫu Văn Bản Thỏa Thuận Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử
Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về mẫu văn bản thỏa thuận để thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây.
Tải Về: Mẫu văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế gửi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Mẫu này chỉ mang tính chất tham khảo, giúp bạn có cái nhìn tổng quát về cách thực hiện văn bản.
Người Bán Phải Lưu Giữ Văn Bản Thỏa Thuận Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Ở Đâu?
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán cần thực hiện như sau:
-
Thông báo cho Người Mua: Nếu sai sót chỉ liên quan đến thông tin như tên hay địa chỉ của người mua, người bán chỉ cần thông báo cho họ và không cần lập lại hóa đơn.
- Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh hoặc Thay Thế: Nếu xảy ra các sai sót lớn hơn như sai mã số thuế hoặc sai số tiền ghi trên hóa đơn, người bán có hai lựa chọn:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai.
- Lập một hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế, văn bản thỏa thuận phải được lập để ghi rõ nội dung sai. Đối với cá nhân, người bán có thể thông báo qua website hoặc trực tiếp. Cuối cùng, người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị của mình và xuất trình khi có yêu cầu.
Việc Bảo Quản Lưu Trữ Hóa Đơn Chứng Từ Được Quy Định Như Thế Nào?
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
-
An Toàn và Bảo Mật: Hóa đơn và chứng từ phải được bảo quản để đảm bảo tính an toàn, bảo mật, và không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
-
Lưu Trữ Đúng Hạn: Hóa đơn và chứng từ được lưu trữ trong thời gian theo quy định của pháp luật kế toán.
-
Hóa Đơn Điện Tử: Các hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được bảo quản bằng phương tiện điện tử và phải luôn sẵn sàng để in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
- Hóa Đơn Do Cơ Quan Thuế Đặt In: Hóa đơn chưa lập phải được lưu trữ trong kho và bảo quản theo quy định. Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán cũng phải được lưu trữ theo nguyên tắc kế toán.
Kết Luận
Việc xử lý và lưu giữ hóa đơn điện tử là một phần trong quy trình hoạt động giao dịch của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Một khi bạn nắm rõ cách lập văn bản thỏa thuận, lưu giữ chúng đúng cách sẽ giúp công việc của bạn diễn ra thuận lợi hơn và tuân thủ đúng luật.
Để tìm hiểu thêm về quy định pháp luật và các mẫu văn bản liên quan, hãy truy cập vào trang luật để cập nhật thông tin mới nhất và chi tiết nhất.
Lời Khuyên
Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn điện tử trước khi gửi đi để tránh sai sót và mất thời gian điều chỉnh sau này. Việc lưu giữ văn bản hợp lệ và tuân thủ đúng quy định sẽ giúp công ty bạn hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay.
